logo_foroffice
FOROFFICE

Xerox DocuShare — удобная работа с документами

Статья опубликована: 13.12.2013
Статья обновлена: 25.04.2025
Xerox DocuShare — удобная работа с документами

В конце ноября компания Xerox объявила о расширении функционала своей системы управления контентом DocuShare — уникальной в своем роде платформой, которая позволяет значительно упростить работу с документами. В частности, нововведения коснулись мобильной сферы и «облачного» сервиса — теперь управлять заданиями печати или сканирования станет еще проще, особенно при использовании смартфонов или планшетов.

Впрочем, мобильность — не единственный плюс этой системы. Xerox DocuShare представляет собой многофункциональную среду, которая позволяет значительно сократить временные затраты и модернизировать все, что касается документооборота.

Что такое DocuShare?

Система управления контентом была разработана компанией Xerox при использовании открытых, но функциональных стандартов, легко интегрирующихся с другими бизнес-системами и легко подстраиваясь под нужды конкретного офиса.

Изначально она была создана для внутреннего использования — первый такой веб-инструментарий появился еще в 1997 году, однако в 2000-х годах компания выпустила систему на широкий рынок. Чтобы лучше понять, что именно из себя представляет Xerox DocuShare, стоит более подробно ознакомиться с программными продуктами, которые включены в эту платформу.

DocuShare Express — эта конфигурация создана специально для небольших офисов или отдельных подразделений внутри крупных компаний. Эту систему отличают простая процедура установки и внедрения, а также большой потенциал в области использования сканирования. 

Использование DocuShare Express подразумевает четыре простых операции:

  • сканирование — компания Xerox рекомендует использовать все возможности безбумажного документооборота. Просто отсканируйте оригинал на МФУ или сканере и сохраните цифровую копию в едином централизованном хранилище контента;
  • хранение — в среде DocuShare вы можете выполнить резервное копирование документа, защитив его от несанкционированного доступа и для последующего использования в любой нужный момент;
  • доступ — вы сами регулируете кто из сотрудников может использовать цифровой документ и контролируете их действия с ним;
  • быстрый поиск — вместо того, чтобы искать нужный документ среди тысячи ему подобных в картотечном шкафу, достаточно ввести его название в системе DocuShare и через считанные секунды он будет в вашем распоряжении.

Преимущества DocuShare Express очевидны: нет необходимости выделять целые помещения под хранение большого архива документов, каждый сотрудник или любое заинтересованное лицо сможет получить доступ к документам через рабочий компьютер, ноутбук или планшет даже у себя дома. Колоссальная экономия времени и денег.

DocuShare Enterprise — платформа для полномасштабной работы с сотнями тысяч документов любых форматов и назначения, подходит для крупных корпораций, государственных структур или большого числа бизнес-пользователей, объединенных одним проектом.

Алгоритм работы у Enterprise похож на конфигурацию Express, однако его возможности значительно шире: практически неограниченный поток документов, направляемых по электронной почте, факсу или получаемых через сканер аккумулируется в среде DocuShare. Доступ к ней может быть предоставлен тысячам пользователей — как сотрудникам, так и клиентам.

Корпоративная платформа Enterprise включает в себя полноценную систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), систему управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами (ERP) и легко адаптируется в любую рабочую среду, вне зависимости от масштабов.

DocuShare Mobile — та самая платформа, о которой говорилось вначале. Специалисты компании Xerox разработали приложения для устройств IOS, при помощи которых можно организовать полноценный мобильный офис. Где бы вы ни находились, у вас всегда есть доступ к нужным документам, вы можете осуществлять их редактирование, печать или обмен по электронной почте и все это происходит через личные мобильные «гаджеты».

Такая платформа имеет гораздо больший потенциал использования — не только в бизнесе, но и в сфере образования, здравоохранения, различных коммерческих или технических областях.

«Сегодня существует множество специалистов, которым важно поддерживать высокий уровень продуктивности в любом месте — в офисе, дома или на выездной встрече с клиентом», говорит Джон Гонсалес, директор по управлению продуктами и развитию бизнеса подразделения DocuShare. «С помощью простого доступа к системе управления контентом и автоматизации документооборота компании могут повысить точность выполнения рутинных бизнес-задач. При этом значительно упрощается работа сотрудников, без какого-либо ущерба для корпоративной безопасности».

Более подробно ознакомиться со всеми возможностями DocuShare можно на официальном сайте производителя Xerox или же приступить к использованию этой системы, купив одну из моделей МФУ Xerox в нашей компании.

Рекомендуем также ознакомиться:

  • Технология Connect Key от Xerox или почему их МФУ так хороши?
  • Как выбрать МФУ
  • Доступные МФУ формата А3


  • Оцените материал:
    Рейтинг 4.6 Отзывов 6440
    Иван Сорокин
    Автор статьи:

    Об авторе

    Специалист отдела продаж полиграфического оборудования и оргтехники.

    Разделы из статьи

    Другие статьи

    21 апреля 2025
    Статья

    Что нужно знать про сшивание скобами.

    13 января 2025
    Статья

    Главные технические особенности для правильной покупки.

    09 июня 2025
    Статья

    Плюс исключительное качество.

    logo