Почтовые системы Neopost/Quadient серии IS, включая модели IS-330 и IS-350, представляют собой современные высокотехнологичные решения для автоматизации обработки корреспонденции в офисной среде. Данное оборудование сочетает в себе функции взвешивания, расчета почтового тарифа и печати знаков оплаты, обеспечивая высокую скорость и точность операций. Использование этих систем позволяет компаниям существенно повысить эффективность почтовых рассылок и оптимизировать расходы на логистику.
Производитель оборудования, компания Quadient (ранее известная как Neopost), является признанным европейским лидером и мировым поставщиком решений для управления почтовыми потоками.
Что такое франировальная система?
Франкировальная система — это система для нанесения знаков почтовой оплаты. Эта система является, по сути, автоматизированным решением для оплаты почтового тарифа наряду с наклеиванием марок или использованием предоплаченных почтовых конвертов. Скорость и автоматизация оплаты почтового тарифа является важной, но для многих организаций не первостепенной функцией франкировальной системы.
При нанесении на конверт знака почтовой оплаты (франка) всего на конверт наносится три обязательных оттиска: информация о взысканном тарифе (в соответствии с весом и классом отправления), двухмерный код (для идентификации отправления на почтовой сортировочной системе), а также дата нанесения оттиска, что будет считаться датой отправки.
Для множества организаций дата отправки не является просто маловажным атрибутом — в зависимости от типа документов, которые отправляются по почте, существуют нормативы по срокам подготовки и доставки ответов или уведомлений. Это касается судов, служб ГИБДД, налоговых органов, различных государственных и муниципальных учреждений, ведущих письменное общения с физическими и юридическими лицами. И именно дата, нанесенная на конверт франкировальной системой, будет являться отправной точкой для расчета срока доставки документа.
При этом стоит отметить, что непосредственно доставкой конверта будет заниматься «Почта России», но обязательства по срокам доставки будут исчисляться именно с даты франкирования. Даже опущенный в почтовый ящик конверт с наклеенной маркой (или предоплаченный конверт) не гарантирует его отправку день-в-день. Таким образом, пользователь франкировальной системы дополнительно контролирует срок доставки, не передавая эту функцию подрядной организации или той же «Почте России».
Если говорить о технологических аспектах франкировального оборудования, то франкировальную систему можно представить комбинацией струйного принтера, кассового аппарата и мобильного телефона. Таким образом, каждая франкировальная машина подключена через защищенный канал сети интернет к «Системе защиты доходов Почты России» (проще говоря, к серверу «Почты России»), в которой у каждого абонента есть денежный баланс, и с которого во время франкирования в режиме реального времени списывается сумма в соответствии применяемым почтовым тарифом. Вся почтовая информация наносится на конверт цифровым струйным способом специальными водостойкими чернилами.
Как и любой кассовый аппарат, франкировальная система имеет свой идентификационный номер, который неизменно печатается на каждом конверте. Функционал франкировальной машины позволяет печатать франк как на самом конверте, так и на самоклеющейся этикетке, которая впоследствии наносится на посылку или бандероль.
Кроме того использование франкировальной машины позволяет оптимизировать смежные процессы подготовки почтовой корреспонденции, в первую очередь, автоматизацию упаковки документов в конверт. Дело в том, что «Почта России» все чаще предлагает распечатывать франкировальный оттиск из личного кабинета или из специально подготовленного файла. Такой оттиск может также содержать штриховой почтовый идентификатор (ШПИ), адрес доставки, а также другую переменную информацию, необходимую для правильной доставки конверта.
В результате пользователям такой услуги приходится организовывать печать на конверте или дополнительно наклеивать на конверт распечатанную информацию. Такой процесс значительно осложняет автоматическую упаковку документов на конвертовальной машине, поскольку очень сложно контролировать соответствие персонализированного вложения адресу получателя, нанесенного на конверт вместе с франкировальным оттиском.
Помимо этого часто не учитывается еще и стоимость самого распечатанного листа с франкировальным оттиском. При наличии франкировальной машины пользователю нужно лишь упаковать комплект персонализированных документов в конверт с окном, через которое будет считываться и ШПИ, и адрес получателя, напечатанные на первом листе упакованного комплекта, а затем упакованные конверты пропустить через франкировальную систему. Таким образом, весь процесс максимально автоматизирован и упрощен.
С точки зрения экономических преимуществ нет необходимости заказывать на Почте макет франкировального оттиска, который, к слову, очень недешевый, несмотря на то, что он в электронном виде, а также нет необходимости печатать адрес на конверте или листе бумаги, который потом вручную нужно наклеивать на конверт. Кто пытался печатать на конвертах, наверняка понимает также всю сложность подбора оборудования для этой задачи. В итоге, тандем работы конвертовальной и франкировальной системы обеспечивает максимально эффективный, экономичный и оперативный процесс подготовки документов к почтовой отправке.
Одним из заметных устройств в сегменте франкировальных систем, можно назвать Neopost IS-350 — машина нового поколения со струйным типом печати и удаленным способом внесения предоплаты через Интернет. Аппарат имеет также в своем составе встроенные весы, что позволяет сделать франкировальную этикетку непосредственно в соответствии с почтовым тарифом конкретного взвешенного отправления. Как правило, весы используются при необходимости франкирования отправлений размером больше обычного конверта — пакеты, посылки, бандероли и т.д.. В целом, франкировальная система Neopost IS-350 — это собственный компактный почтовый офис, с улучшенным контролем качества и скорости обработки почтовых отправлений, и к тому же за меньшие деньги.
Технические и функциональнын особенности
Ключевым преимуществом систем серии IS является их исключительная тишина в работе и компактность, что позволяет интегрировать их в любое офисное пространство. Интеллектуальные функции, такие как Smart Start, автоматически запускают двигатели устройства при снятии конверта с весовой платформы, что значительно ускоряет процесс пакетной обработки писем. Кроме того, глубокая интеграция с онлайн-сервисами предоставляет пользователям возможности удаленной диагностики, автоматического обновления таблиц тарифов и мониторинга расходов в режиме реального времени.
Процесс подготовки почтовой системы к работе начинается с проверки комплектации, в которую входят база устройства, кабели питания и LAN, чернильный картридж, лоток подачи и почтовый счетчик (PSD). Первым этапом является установка подающего лотка: удалите транспортировочные ленты с базы, расположите лоток (обычный или с увлажнителем) слева от системы и защелкните пазы базы поверх выступов лотка. Правильное положение лотка критически важно для корректной работы тракта подачи и исключения замятий бумаги.
Следующим шагом является монтаж почтового счетчика (PSD), который является сердцем системы безопасности устройства. Для этого откройте верхнюю крышку базы, за которой находится специальный отсек, и вставьте PSD в слот до полной фиксации, убедившись, что контакты направлены к задней стенке. После закрытия внутренней крышки PSD можно переходить к установке чернильного картриджа, используя оригинальные блоки Neopost (например, модель 342192 BLUE). Извлеките картридж из упаковки, снимите защитные пленки с печатающих головок и вставьте его в каретку этикеткой к себе, нажав до характерного щелчка. Использование сертифицированных чернил гарантирует стабильный ресурс до 4728 оттисков и высокое качество печати 2D-штрихкодов.
Для обеспечения работоспособности системы необходимо выполнить подключение коммуникаций. Стандартным способом является использование порта LAN на левой стороне базы для связи с сервером через высокоскоростной интернет.
Интерфейс почтовых систем Neopost/Quadient серии IS спроектирован с учетом максимального удобства оператора и обеспечивает быстрый доступ ко всем ключевым функциям через эргономичную панель управления. Основным элементом взаимодействия является графический дисплей, который в сочетании с навигационными и быстрыми клавишами позволяет эффективно управлять процессом обработки почты. Для перемещения по меню используются специализированные клавиши навигации: кнопка «Home» мгновенно возвращает систему на главный экран, клавиша «Return» позволяет вернуться на один шаг назад, а кнопка «Menu» открывает доступ к глубоким настройкам и системным отчетам. Подтверждение любого выбора осуществляется нажатием центральной клавиши «OK», а перемещение по спискам — с помощью навигационных стрелок.
Информационный дисплей представляет собой полноценную панель мониторинга, предоставляющую операционный обзор текущей сессии в режиме реального времени. На главном экране выделены зоны для отображения веса и метода взвешивания, суммы почтового сбора, а также текущего тарифа и выбранных услуг. Индикаторы на дисплее также информируют пользователя о выбранном аккаунте или департаменте, установленной дате печати и наличии рекламного клише или пользовательского текста. Для повышения эффективности работы в систему интегрированы шесть функциональных клавиш быстрого доступа, которые минимизируют количество нажатий при выполнении типовых задач.
Обработка почты
Для оптимизации процесса рекомендуется провести предварительную сортировку почты, разделив письма на группы по типам штампов, необходимости заклеивания, принадлежности к департаментам и физическим габаритам. Каждая стопка должна быть отсортирована по размеру конвертов, при этом следует учитывать, что максимальная толщина отправления для автоматической подачи составляет 9 мм.
Выбор правильного режима печати и тарификации осуществляется через интуитивно понятное меню настройки штампа. В системе предусмотрено три основных типа операций: «Standard» для печати знаков почтовой оплаты на исходящей корреспонденции, «Received» для маркировки входящих писем датой или текстом и «No stamp» для простого подсчета или заклеивания конвертов без нанесения оттиска. После выбора режима необходимо определить стоимость отправления, используя клавишу «Rate Selection» или «Мастера тарифов» (Rate Wizard), который шаг за шагом запрашивает класс почты, пункт назначения и формат письма. Для часто используемых комбинаций настроек, включая тариф и рекламное клише, целесообразно использовать ячейки памяти, доступ к которым осуществляется одной кнопкой. Если требуется обработка почты на будущую дату, функция «Date Advance» позволяет сдвинуть календарь печати вперед на срок до 30 дней.
Точность взвешивания является залогом корректной тарификации и отсутствия претензий со стороны почтовых служб. Встроенная платформа WP грузоподъемностью до 3 кг поддерживает несколько интеллектуальных режимов работы, обеспечивающих высокую скорость обработки:
- стандартное взвешивание: каждый конверт помещается на весы индивидуально для расчета стоимости перед подачей в тракт.
- дифференциальное взвешивание: вся стопка писем кладется на платформу, а система автоматически вычисляет тариф для каждого предмета в момент его снятия с весов.
- ручной ввод веса: используется для крупногабаритных посылок, превышающих возможности платформы, когда данные вводятся с клавиатуры.
- подсчет количества : функция позволяет быстро определить общее число одинаковых писем в пачке после предварительного взвешивания контрольной партии из 10 штук.
- автоматическое обнаружение: перевод системы в режим взвешивания происходит сразу после того, как датчики фиксируют появление веса на платформе.
- обнуление: перед началом работы важно убедиться, что весы свободны от посторонних предметов и показывают нулевое значение, при необходимости используя функции тарирования или сброса.
Процесс непосредственной печати на конвертах максимально упрощен благодаря технологии Smart Start, которая запускает двигатели системы автоматически, как только оператор снимает письмо с весовой платформы. Конверт следует вставлять в тракт подачи вплотную к задней направляющей стенке стороной для печати вверх. Если требуется заклеивание, письмо подается клапаном вниз в узел увлажнителя, который должен быть предварительно заправлен чистой водой до ограничительных меток. Важно помнить, что увлажнитель предназначен только для стандартных клапанов и его нельзя использовать с самоклеящимися конвертами во избежание повреждения щеток и засорения тракта. При возникновении замятий под базой устройства расположен специальный рычаг разблокировки, позволяющий бережно извлечь застрявшую бумагу.
Для нестандартных или толстых отправлений система поддерживает печать на специальных самоклеящихся этикетках, которые подаются в отдельный слот. Чтобы оттиск не попадал на край конвертов с закругленными углами, используйте функцию «Print Offset» для смещения штампа влево на 5 или 10 мм. После завершения обработки всей корреспонденции рекомендуется перевести систему в режим ожидания нажатием соответствующей кнопки с янтарным индикатором для экономии энергии и защиты печатающей головки от засыхания.
Денежные операции и управление счетами
Финансовые операции и эффективное распределение почтовых расходов являются фундаментом безопасности и прозрачности работы современных почтовых систем Neopost/Quadient. Основным узлом, отвечающим за хранение и защиту денежных средств, является устройство почтовой безопасности (PSD), расположенное внутри базы системы. Для оперативного контроля бюджета пользователь может в любой момент проверить состояние счета, нажав кнопку быстрого доступа «Funds» на панели управления. Система мгновенно выводит на дисплей два ключевых показателя: общую сумму средств, когда-либо использованных устройством, и текущий доступный остаток. Для более детального анализа доступна функция формирования отчета по фондам, который суммирует историю загрузок и количество напечатанных знаков оплаты с момента установки машины.
Процесс пополнения счета максимально автоматизирован и требует наличия активного соединения с сервером через LAN или USB-модем. В меню управления средствами выберите пункт «Add funds» и введите желаемую сумму пополнения, используя цифровую клавиатуру. По умолчанию система предлагает значение предыдущей успешной транзакции, которое можно сбросить двойным нажатием клавиши «C». Важной особенностью систем Neopost является поддержка сервиса NeoFunds, который позволяет загружать почтовые единицы немедленно, а оплачивать их позже по счету, что исключает простои в работе при отсутствии предоплаты.
Для точного мониторинга расходов по департаментам или разным компаниям в системе предусмотрена функция управления аккаунтами. При активации режима «Accounts» пользователь обязан выбрать счет перед началом каждой сессии обработки почты. Базовая конфигурация поддерживает отслеживание до 10 или 30 отделов, однако программное обновление позволяет расширить этот список до 100 или даже 300 аккаунтов.
Администрирование структуры счетов выполняется исключительно в режиме супервизора, защищенном специальным кодом. При создании нового аккаунта необходимо задать его уникальный номер (до 11 знаков для серии IS) и буквенное название (до 32 символов). Статус счета можно в любой момент изменить на «Inactive», что скроет его из списка оператора, сохранив при этом все накопленные статистические данные для итоговых отчетов.
Отчеты и статистика
Почтовые системы серии IS предоставляют мощный инструментарий для мониторинга и анализа всей почтовой активности организации. Отчеты позволяют детально отслеживать расходы, анализировать нагрузку по дням или месяцам и контролировать использование денежных средств в разрезе конкретных департаментов. Доступ к формированию отчетов возможен как для обычных операторов, так и для администратора системы, при этом некоторые специализированные данные, такие как история пополнений почтового счетчика или логи системных событий, доступны только в режиме супервизора. Информация может быть выведена непосредственно на дисплей устройства, распечатана на внешнем принтере или сохранена на USB-накопитель для дальнейшей обработки в электронных таблицах на компьютере.
Основной массив данных разделен на несколько категорий для удобства навигации и поиска нужных сведений. Данные счетчиков фиксируют количество обработанных предметов и общую стоимость для текущей партии с момента последнего обнуления, что удобно для учета конкретных рассылок. Статистика использования включает ежедневные и ежемесячные отчеты, предоставляя исторический обзор активности за выбранный период, что незаменимо для бюджетного планирования. Отчеты по денежным средствам отображают текущий доступный остаток, общую сумму всех загрузок и статус PSD. Для компаний с развитой структурой критически важны отчеты по аккаунтам, позволяющие выгрузить список всех отделов и детальную статистику трат по каждому из них. Системные отчеты, такие как конфигурация машины, содержат все настройки печати, параметры весов и коммуникаций, упрощая диагностику и техническую поддержку.
Онлайн-сервисы и обновления
Интеграция почтовых систем Neopost/Quadient серии IS с онлайн-сервисами открывает пользователям доступ к передовым инструментам управления и автоматизации. Центральным узлом этого взаимодействия является платформа myneopost, которая превращает обычную почтовую машину в интеллектуальное устройство с расширенными возможностями контроля. Через персональный защищенный веб-аккаунт администратор может отслеживать почтовые расходы в режиме реального времени, анализировать активность департаментов за последние 13 месяцев и пользоваться услугами удаленной диагностики. Интеллектуальная система мониторинга автоматически фиксирует критический уровень чернил и отправляет уведомление по электронной почте, что позволяет своевременно заказать расходные материалы и избежать простоев в работе.
Для поддержания системы в актуальном состоянии предусмотрены автоматические и ручные вызовы сервера. Производитель настоятельно рекомендует оставлять устройство подключенным к сети LAN и включенным в режим ожидания в ночное время. Именно ночью система выполняет автоматические сеансы связи для выгрузки статистики использования, передачи данных по сервисам подтверждения доставки и проверки наличия обновлений программного обеспечения. Если пользователю требуется немедленно загрузить новые рекламные клише или текстовые сообщения, можно выполнить «Generic call» (общий вызов) вручную через меню онлайн-сервисов (пункты 9.3 или 10.3 в зависимости от прав доступа).
Регулярное обновление почтовых тарифов гарантирует соблюдение правил почтовой службы и точность расчетов. Благодаря функции Rate Protection, система автоматически загружает новые таблицы цен при их изменении. Новые тарифы хранятся в памяти и активируются автоматически в день вступления их в силу, исключая риск случайной ошибки оператора. Аналогичным образом происходит обновление программного обеспечения: при появлении системных исправлений или новых функций в почтовый ящик устройства приходит уведомление. После завершения загрузки пакета ПО система потребует перезагрузки (отключения и повторного включения кабеля питания), после чего будет готова к работе с обновленным функционалом.
Стабильная работа вашего устройства напрямую зависит от соблюдения регламентов технического обслуживания и использования одобренных расходных материалов. Помните, что регулярная процедура почтовой инспекции, выполняемая каждые 90 дней, является обязательным требованием безопасности почтовых служб для предотвращения блокировки PSD. При возникновении технических сложностей или отображении кодов ошибоr встроенные средства диагностики и детальные инструкции помогут вам оперативно восстановить работоспособность машины.
Производитель уделяет особое внимание вопросам экологии и устойчивого развития. Системы серии IS сертифицированы по стандартам ISO 9001, 14001 и OHSAS 18001, а также соответствуют требованиям Energy Star, что подтверждает их энергоэффективность и минимальное воздействие на окружающую среду. После завершения жизненного цикла оборудования компания предлагает программы ответственной переработки, способствуя сохранению природных ресурсов.
Узнать дополнительную информацию об этом оборудовании и купить франкировальную машину подходящей конфигурации вы сможете на нашем сайте или у менеджеров отдела продаж.
