В конце ноября компания Xerox объявила о расширении функционала своей системы управления контентом DocuShare — уникальной в своем роде платформой, которая позволяет значительно упростить работу с документами. В частности, нововведения коснулись мобильной сферы и «облачного» сервиса — теперь управлять заданиями печати или сканирования станет еще проще, особенно при использовании смартфонов или планшетов.
Впрочем, мобильность — не единственный плюс этой системы. Xerox DocuShare представляет собой многофункциональную среду, которая позволяет значительно сократить временные затраты и модернизировать все, что касается документооборота.
Что такое DocuShare?
Система управления контентом была разработана компанией Xerox при использовании открытых, но функциональных стандартов, легко интегрирующихся с другими бизнес-системами и легко подстраиваясь под нужды конкретного офиса.
Изначально она была создана для внутреннего использования — первый такой веб-инструментарий появился еще в 1997 году, однако в
DocuShare Express — эта конфигурация создана специально для небольших офисов или отдельных подразделений внутри крупных компаний. Эту систему отличают простая процедура установки и внедрения, а также большой потенциал в области использования сканирования.
Использование DocuShare Express подразумевает четыре простых операции:
- сканирование — компания Xerox рекомендует использовать все возможности безбумажного документооборота. Просто отсканируйте оригинал на МФУ или сканере и сохраните цифровую копию в едином централизованном хранилище контента;
- хранение — в среде DocuShare вы можете выполнить резервное копирование документа, защитив его от несанкционированного доступа и для последующего использования в любой нужный момент;
- доступ — вы сами регулируете кто из сотрудников может использовать цифровой документ и контролируете их действия с ним;
- быстрый поиск — вместо того, чтобы искать нужный документ среди тысячи ему подобных в картотечном шкафу, достаточно ввести его название в системе DocuShare и через считанные секунды он будет в вашем распоряжении.
Преимущества DocuShare Express очевидны: нет необходимости выделять целые помещения под хранение большого архива документов, каждый сотрудник или любое заинтересованное лицо сможет получить доступ к документам через рабочий компьютер, ноутбук или планшет даже у себя дома. Колоссальная экономия времени и денег.
DocuShare Enterprise — платформа для полномасштабной работы с сотнями тысяч документов любых форматов и назначения, подходит для крупных корпораций, государственных структур или большого числа бизнес-пользователей, объединенных одним проектом.
Алгоритм работы у Enterprise похож на конфигурацию Express, однако его возможности значительно шире: практически неограниченный поток документов, направляемых по электронной почте, факсу или получаемых через сканер аккумулируется в среде DocuShare. Доступ к ней может быть предоставлен тысячам пользователей — как сотрудникам, так и клиентам.
Корпоративная платформа Enterprise включает в себя полноценную систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), систему управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами (ERP) и легко адаптируется в любую рабочую среду, вне зависимости от масштабов.
DocuShare Mobile — та самая платформа, о которой говорилось вначале. Специалисты компании Xerox разработали приложения для устройств IOS, при помощи которых можно организовать полноценный мобильный офис. Где бы вы ни находились, у вас всегда есть доступ к нужным документам, вы можете осуществлять их редактирование, печать или обмен по электронной почте и все это происходит через личные мобильные «гаджеты».
Такая платформа имеет гораздо больший потенциал использования — не только в бизнесе, но и в сфере образования, здравоохранения, различных коммерческих или технических областях.
«Сегодня существует множество специалистов, которым важно поддерживать высокий уровень продуктивности в любом месте — в офисе, дома или на выездной встрече с клиентом», говорит Джон Гонсалес, директор по управлению продуктами и развитию бизнеса подразделения DocuShare. «С помощью простого доступа к системе управления контентом и автоматизации документооборота компании могут повысить точность выполнения рутинных бизнес-задач. При этом значительно упрощается работа сотрудников, без какого-либо ущерба для корпоративной безопасности».
Более подробно ознакомиться со всеми возможностями DocuShare можно на официальном сайте производителя Xerox или же приступить к использованию этой системы, купив одну из моделей МФУ Xerox в нашей компании.
Рекомендуем также ознакомиться:
