logo_foroffice
FOROFFICE
01.23.2023 Статья

Преимущества цифрового архива документов

Преимущества цифрового архива документов

Данные — это жизненная сила современного бизнеса, так как без них все остановилось бы. Тем не менее, проблема сейчас заключается в том, чтобы найти, где и как все это хранить. Раньше информация собиралась и хранилась на бумаге, часто в шкафах для документов где-то в задней части офиса. За неимением лучшего решения эта система была хороша до тех пор, пока поток данных постепенно не стал неуправляемым и стремительно растущим. Многие предприятия могут принять базовые затраты на хранение как неизбежное (зло). Но как только они будут объединены с соответствующими затратами на техническое обслуживание и безопасность (например, предотвращение пожара), эксплуатационные расходы вскоре выйдут из-под контроля и начнут сокращать размер прибыли. В конце концов, предприятиям нужна более дешевая альтернатива, но риск потери данных и проблемы с безопасностью неизбежно замедляют изменения в отрасли.

Цифровизация стала бизнес-решением. Сокращение затрат является одним из катализаторов инноваций, и развитие стратегий цифровой трансформации, наконец, позволяет компаниям делать это, не экономя на безопасности. В определенной степени бизнес-лидеры осознали, что могут преобразовывать документы в цифровые данные и избавиться от картотек. При этом все еще остаются небезосновательные опасения о вопросах безопасности данных.

За последние несколько лет данные оказались в центре внимания по совершенно неправильным причинам. Общественность обнаружила, что личные данные собираются и хранятся в массовом порядке, часто без разрешения и слишком часто без надлежащей защиты. Снова и снова известные компании попадали в заголовки после того, как терпели утечки данных из-за слабой безопасности. По данным аналитики, проведение которой инициировала компания Kyocera, в настоящее время более половины европейских компаний (56,2%) и их клиенты осознают важность надлежащей защиты данных во всех их формах. Тем не менее, по-прежнему существует большая путаница в отношении того, как именно следует управлять данными, и реальное отсутствие информации о существующих решениях для борьбы с этой проблемой.

Цифровое архивирование: движущая сила трансформации бизнеса

Концепция архивирования включает в себя процесс хранения данных, которые больше не используются активно, например, данных, которые не имеют решающего значения для повседневного ведения бизнеса. Однако эти данные очень важны, и от них нельзя просто так избавиться; на самом деле есть определенные документы, которые должны быть сохранены для юридических целей и аудита, таких как контракты и счета-фактуры. Традиционно вся эта информация хранилась на бумаге в картотеках. Это занимает пространство, за которое нужно платить, защищать и обслуживать, и которое в конечном итоге можно было бы использовать более продуктивно.

Физическое хранение данных на бумаге невероятно неэффективно для современного бизнеса, работающего в высококонкурентной цифровой среде. Неэффективность стоит денег, поэтому были созданы цифровые решения, помогающие упростить бизнес-процессы и повысить производительность.

Самая простая и эффективная методика цифровизации: бумажные документы сканируются и загружаются на цифровую платформу, которая действует как виртуальный картотечный шкаф. Многие компании предпочитают загружать эти файлы в свои собственные репозитории из соображений безопасности. Эти опасения понятны, учитывая, что если бизнес потеряет доступ к своим данным, он перестанет функционировать. Тем не менее, локальные серверы так же подвержены повреждениям, как и картотечные шкафы, и затраты на содержание собственного парка репозиториев огромны. Само собой разумеется, что плохо организованные данные на серверах компании могут быть почти такими же хаотичными, как комната, полная картотечных шкафов.

Поэтому, если оборудование собственной серверной для хранения данных не подходит вашему бизнесу, стоит рассмотреть «облачные» хранилища. Подобные предложения в наши дни также исчисляются десятками и имеют ряд ключевых преимуществ. «Облака» устраняют необходимость в старомодной архивной комнате и серверах, выделенных для хранения, которые стоят денег и неэффективны. Компании могут быть уверены в безопасности своих данных, поскольку доступ к облаку строго контролируется. Наконец, все данные, которые компания должна хранить, могут храниться вне офиса с минимальным риском. Данные, хранящиеся в облаке, доступны только авторизованным лицам, поэтому есть смысл освободить место как в офисе, так и на серверах и перенести наиболее ценные активы компании в максимально безопасную среду.

Барьеры к переменам нужно разрушить

Что сдерживает бизнес? В двух словах: отсутствие сознания. Компании и их сотрудники часто не осознают масштаб проблем, с которыми они сталкиваются, и их возможных последствий. Более того, когда они это осознают, они часто не знают о доступных им решениях или о том, насколько простой и доступной будет их реализация.

Во многих компаниях, особенно крупных, сотрудники привыкают к задержкам каждый раз, когда им нужно получить документ. Со временем они начинают смиряться с тем, что этот процесс занимает некоторое время, но эта инерция только усугубляет проблему, так как несколько минут каждый день складываются в огромное количество потерянного времени в течение года. На самом деле, задержки в поиске данных могут привести к серьезной неэффективности, и такие потери производительности должны подтолкнуть бизнес-лидеров к действию.

Это приводит нас ко второй проблеме. Как только компании понимают, что есть проблема, они часто пытаются найти правильное решение. Фактически, приведенный выше отчет Kyocera о цифровизации бизнеса показывает, что более 40% компаний по всей Европе не обращают внимания на уже существующие решения. При таком недостатке знаний легко понять, почему компании продолжают работать неэффективно. Частично это может быть вызвано тем, что ИТ-команды могут неохотно вносить изменения, которые они считают слишком радикальными, вместо этого выбирая менее инновационные решения, к которым они привыкли, как способ облегчить переход изменений.

Например, они могут решить создать общую папку на серверах компании, к которой могут получить доступ все авторизованные сотрудники. Тем не менее, это очевидное решение не работает, поскольку оно просто воссоздает хаос в картотеках, одновременно снижая скорость сервера. Вместо того, чтобы решить проблему, такая недальновидность еще больше усложняет ситуацию.

Еще одним препятствием для инвестиций в цифровое архивирование является боязнь увеличения стоимости, однако эта предполагаемая угроза необоснованна. Несмотря на то, что с начала глобального экономического кризиса прошло десятилетие, контроль над производственными издержками определяется как главный приоритет для большого числа предприятий в Европе, что подчеркивает давление, которое испытывают лидеры, чтобы свести расходы к минимуму. В этом климате нетрудно понять, почему компании неохотно вкладывают средства в передовые технологии, поскольку это, как правило, сопряжено с высокой ценой. К сожалению, они не знают о потенциальной экономии и окупаемости инвестиций, которые могут быть достигнуты за счет внедрения этих систем. Разумные инвестиции могут реально сократить расходы, сократить время поиска документов и обеспечить безопасность документов, и все это также определяется в качестве приоритетов предприятиями по всей Европе.

Путешествие данных

Жизненный цикл данных начинается, когда информация собирается, и традиционно это делается на бумаге. Поэтому офисам необходимо специальное место для хранения бумажных документов, что, очевидно, стоит денег. Чтобы должным образом обезопасить и защитить это пространство от несанкционированного доступа или повреждения, необходимо вложить больше средств. Со временем эти расходы могут выйти из-под контроля и начать потреблять прибыль, которую лучше потратить на что-то другое.

Кроме того, печать бесчисленного количества документов также может быть дорогостоящей. Бумага, тонер, электричество и техническое обслуживание устройств — все это расходы, с которыми по-прежнему приходится иметь дело аналоговым офисам. Больше данных означает использование большего пространства и ресурсов и, в конечном счете, больше денег, покидающих бизнес. Все это экономически неэффективно, а также расточительно с точки зрения экологии. Однако это не единственная проблема, связанная с бумажными документами.

Если печатается несколько копий или делаются ксерокопии, то предприятие рискует ошибочно использовать несколько копий одновременно. Многонациональные компании с офисами, работающими в разных местах и часовых поясах, могут столкнуться с серьезными последствиями. Завершение проектов может занять целую вечность с бесконечными телефонными звонками, необходимыми командам, чтобы выяснить, какие были самые последние изменения, какие комментарии были оставлены другими отделами и какие следующие шаги необходимо предпринять. Эта неэффективность может показаться безобидной, но потерянное время может разочаровать как сотрудников, так и клиентов. В цифровом мире компании, которые не в состоянии оптимизировать и экономить время, увидят, как клиенты уходят за дверь.

Одной из фундаментальных особенностей цифрового архивирования, которая превосходит аналоговые системы архивирования, является его функция индексирования. Предприятия, которые все еще не хотят покидать аналоговый мир, сталкиваются с большим количеством проблем, чем они осознают. Старомодные системы архивирования, хранящие информацию по дате или в алфавитном порядке, ежедневно сталкиваются с проблемами, которых можно легко избежать.

При сегодняшнем большом притоке данных бумажная работа быстро накапливается, и все, кроме самой лучшей организации, делает практически невозможным правильное использование всех этих данных. На самом деле, это оказывает прямое и измеримое влияние на успех в бизнесе. На поиск информации тратится драгоценное время, а некоторые данные могут быть даже потеряны или уничтожены случайно. Клиенты, звонящие с вопросами, откладываются на неопределенный срок, поскольку сотрудники отчаянно охотятся за копиями накладных или счетов-фактур, что приводит к разочарованию всех участников.

Цифровизация может решить все эти проблемы с помощью системы индексации. В процессе сканирования документа теги индексации могут быть добавлены вручную или автоматически. Автоматизированная система использует передовые технологии, в том числе шаблоны и технологию оптического распознавания символов, чтобы определить тип сканируемого документа и соответствующим образом пометить его. Например, счет-фактура будет помечен соответствующим образом, а наиболее важная информация будет помечена для облегчения поиска в будущем, включая дату счета-фактуры и номер клиента.

Влияние этой технологии на бизнес нельзя недооценивать. Сотрудники могут мгновенно найти нужную им информацию, введя несколько тегов, что делает доступ к данным проще и быстрее, чем когда-либо. Имея больше времени, чтобы сосредоточиться на своих реальных задачах, сотрудники увидят, что уровень их производительности значительно повысится, а клиенты, звонящие с вопросами, мгновенно получат необходимую им помощь.

Оцифровка документации — это только первый шаг; если эти цифровые данные будут просто перемещены в репозитории компании и никак не реорганизованы, получить их все равно будет сложно. Это представляет собой проблему, поскольку расстраивает сотрудников и снижает их производительность. Более того, в среде цифрового бизнеса каждая компания осознает важность регулярного резервного копирования по соображениям безопасности. Но многократное резервное копирование неиспользуемых данных не имеет четкой цели. Намерения компании хорошие, но исполнение и результаты требуют многого. Также стоит повторить, что серверы не являются нерушимыми; например, при пожаре и бумажные документы, и локальные серверы могут быть уничтожены.

Контент-сервисы, использующие облачные технологии, позволяют компании перемещать неактивные данные в цифровое хранилище, не забивая собственные серверы. Стоимость облачного хранилища минимальна по сравнению с покупкой и обслуживанием постоянно растущей армии локальных серверов. С меньшим количеством ненужных данных в репозиториях компании они будут работать быстрее и позволят сотрудникам выполнять свою работу более продуктивно. Руководители предприятий также могут быть спокойны, зная, что эти жизненно важные данные надежно хранятся в облаке и доступны из любого места с любого авторизованного устройства. На него не повлияют пожары и наводнения, а все деньги, которые были бы потрачены на покупку, обслуживание и обеспечение безопасности складских помещений или серверов компании, можно инвестировать более разумно. Решительный шаг и настоящий переход на цифровые технологии позволяют повысить экономическую эффективность и снизить риск одним движением.

Действительно незабываемая информация

Наряду с индексированием контент-сервисы предоставляют еще одну функцию, которая уберет трудоемкие и ненужные задачи из рабочих процессов и позволит сотрудникам сосредоточиться на своих приоритетах, а не беспокоиться о необходимости запоминать огромное количество информации: уведомления. Эта функция позволяет устанавливать напоминания для архивных документов, например, для продления контрактов до истечения срока их действия.

Потенциальные последствия неиспользования того, что может предложить эта технология, можно наблюдать во многих отраслях, но они будут особенно ужасными для производственных компаний. Возьмем, к примеру, одну такую компанию, где сотрудники регулярно управляют тяжелой техникой, и во избежание несчастных случаев им даются правила техники безопасности и инструкции о том, как правильно использовать технику. Приходит новый сотрудник, и единственные инструкции по безопасности, которые можно найти, устарели, так как никто не обновил их. Оборудование со временем изменилось, что сделало устаревшие инструкции бесполезными, и если этот человек попадает в аварию, компания несет ответственность за отсутствие надлежащего обучения. Даже если сотрудник не попал в аварию, плановая проверка может обнаружить устаревшие инструкции по технике безопасности, а с учетом потенциального риска это может привести к штрафам для компании из-за несоблюдения.

Бдительность на страже

Плохо организованные данные не только трудно найти, но также трудно отслеживать, кто ищет и получает доступ к информации. Отследить, кто просматривает бумажные документы, практически невозможно, однако требования соответствия и аудита означают, что это остается важнейшим аспектом политики безопасности любой организации.

Попытки ограничить доступ к бумажным документам часто приводят к куче бюрократических проволочек, которые в конечном итоге оказываются неэффективными. Сотрудники, которым действительно нужен доступ к определенной информации, вынуждены преодолевать бесчисленные препятствия, прежде чем они получат то, что им нужно, что одновременно разочаровывает и отвлекает их от основной работы.

Доступ к цифровым данным, хранящимся в общих папках на серверах компании, может быть столь же проблематичным. В современном мире персоналу часто требуется удаленный доступ к данным, и предоставление разрешений определенным лицам при одновременном предотвращении нежелательного доступа может стать кошмаром для ИТ-команд. Случайная кража и несанкционированный доступ со злым умыслом являются серьезными проблемами. Сотрудники могут делать несанкционированные копии или редактировать документы без разрешения; различные копии одного и того же документа могут в конечном итоге использоваться в разных отделах, потому что никто не отслеживает.

Обнаружиться это может только в ходе плановых проверок, и ущерб репутации компании может оказаться непоправимым. Контент-сервисы способны предотвратить эти катастрофические последствия. Данные, хранящиеся в облаке, защищены от несанкционированного доступа, но это еще не все. Предоставление доступа упрощено, чтобы сделать процесс более эффективным, что означает отсутствие бесконечного ожидания. Кроме того, ведется реестр для отслеживания того, кто и когда получает доступ, редактирует или загружает информацию. Эта функция добавляет ответственности, исключая возможность анонимного редактирования. Цифровизация также оказывается полезной, когда данные достигают конца своего жизненного цикла. Если данные необходимо удалить, важно точно знать, где они хранятся.

Как оцифровать документацию?

Для регулярного перевода своих документов из физического состояния в цифровое потребуется современный и надежный сканер. В некоторых случаях незаменимым может оказаться книжный сканер, если речь идет об оцифровке многостраничных изданий. Кроме того, потребуется ответить на несколько важных вопросов.

Какой тип файла следует использовать?

Существует три основных типа файлов, которые следует учитывать при сканировании документов.

Формат файла изображения с тегами TIFF — это распространенный формат файла, используемый преимущественно для растровых или растровых изображений. Особенно это относится к отсканированным документам и фотографиям. TIFF может поддерживать цвет, но из-за некоторых проблем с совместимостью он не является однозначным лидером при сканировании цветных файлов. Как и PDF, TIFF может обрабатывать несколько страниц в одном файле.

PDF/А — похож на своего более распространенного члена семейства PDF, но с некоторыми удаленными элементами, чтобы помочь стандартизировать и сохранить документ в долгосрочной перспективе. В PDF/A отсутствуют такие функции, как шифрование и ссылки внутри документов. Отсутствие шифрования затрудняет рекомендацию этого типа файла пользователям, не склонным к риску.

Переносимый формат документа PDF — пожалуй, самый распространенный формат файлов, связанный с современными оцифрованными документами. PDF хорошо совместим как с точки зрения чтения, так и с точки зрения записи. PDF позволяет сохранять определенные файлы за пределами проприетарной платформы, на которой они были созданы. Например, вы можете сохранить документ Microsoft Word в формате PDF, что позволит читателю без Microsoft Word прочитать документ. Документы PDF могут включать несколько страниц в один и тот же документ.

Цветной или монохромный?

Раньше выбор между цветным и двухтональным сканированием зависел от стоимости, но большинство крупных поставщиков сканеров теперь предлагают их по одной цене. Монохромный режим дает отличные результаты на более простых документах, которые не требуют контраста между оттенками. Традиционно это письменные документы и простые черно-белые диаграммы. Цветное сканирование, как нетрудно предположить, позволяет получить больше информации об оттенке, цвете и контрасте, что может быть важным, если вы пытаетесь передать данные таким образом. Компромисс с цветным сканированием заключается в том, что ваши окончательные размеры файлов будут значительно больше, чем дмонохромные эквиваленты.

Какое разрешение сканирования документов следует использовать?

Разрешение сканирования измеряется количеством точек на дюйм — DPI — подобно тому, как количество пикселей на дюйм используется для измерения цифровых дисплеев. Чем больше «точек» в заданном пространстве, тем более детальной будет цифровая реализация вашего документа. Обычно это колеблется в пределах 200-600 dpi.

При оцифровке ваших физических записей существует естественная тенденция стремиться к максимально возможному разрешению. С одной стороны — это логично, но на самом деле есть несколько причин, по которым такой подход необязателен.

Во-первых, размер. Хотя вы, несомненно, экономите физическое пространство, удаляя архивы документов, архивирование больших цифровых документов может вызвать свои проблемы. Вы должны где-то хранить свои файлы, и чем больше файл, тем больше памяти вам потребуется. Не говоря уже о трудностях, с которыми вы можете начать открывать несколько больших документов одновременно. С каждым увеличением dpi размер вашего файла будет расти в геометрической прогрессии, и управлять им быстро станет трудно.

Во-вторых, часто в этом нет необходимости. Значительное количество принтеров и печатного контента производится с разрешением 300 dpi. Зачем выходить за рамки исходного dpi документа? Обычно рекомендуемым разрешением сканирования является 300 dpi. Уравновешивание потребности в четкости с размером документа и, что особенно важно, обеспечение достаточного разрешения для включения оптического распознавания символов (OCR). Это значительно упрощает поиск ваших документов.

Заключение

Цифровое архивирование представляет собой пример технологии поиска решений для предотвращения проблем, которые еще предстоит выявить многим компаниям. Хотя предприятия могут не знать о многочисленных недостатках, которые сдерживают их развитие и препятствуют их росту, нельзя игнорировать потенциальные последствия, с которыми они сталкиваются, подвергаясь ненужным рискам. Руководителям бизнеса пора серьезно отнестись к цифровой трансформации и внедрить изменения до того, как их настигнут риски.

Разумное инвестирование в технологии — это то, что будет способствовать продвижению компаний вперед на пути цифровой трансформации. Цифровое архивирование неактивных данных в «облаке» одновременно снижает множество затрат и повышает эффективность.

logo

Другие статьи

23 января 2023
Статья

Как оптимизировать документооборот и не хранить лишнее.

09 января 2023
Статья

Смелые амбиции производителя, которые уже становятся реальностью.