За последние годы продолжает развиваться закономерный переход от бумажного документооборота к электронному. Практически все базовые операционные сценарии перемещаются в онлайн-среду. Тем не менее, несмотря на повсеместную цифровизацию, существуют сферы, где использование печатных материалов остается обоснованным с точки зрения функциональности и доступности.
Один из ключевых примеров — сектор архитектуры, инженерного проектирования и строительства. Здесь использование печатной технической документации сохраняет свою значимость, в частности, для обмена графическими и текстовыми материалами между архитекторами, инженерами и другими участниками проектов, включая специалистов на площадках с ограниченным или отсутствующим доступом к интернету.
Условия работы в этом секторе характеризуются высокой степенью вовлеченности в совместные проекты, необходимостью синхронизировать задачи между разнопрофильными командами. В этих условиях специализированные широкоформатные принтеры формируют критически важную инфраструктуру. Их основная задача — обеспечивать быстрое и точное воспроизведение САПР-чертежей, инженерных схем и проектной документации в бумажном виде по мере необходимости.
Для ИТ-отделов предприятий и коммерческих компаний определяющими становятся следующие критерии эксплуатации широкоформатного печатного оборудования:
- расширенные возможности сетевой интеграции;
- обеспечение защищенности документов и корпоративных данных;
- минимизация времени ввода в эксплуатацию и интуитивно понятный интерфейс;
- высокая производительность и скорость печати;
- поддержка сервисного обслуживания и удаленного мониторинга состояния оборудования.
Актуальные модели широкоформатных принтеров оптимизированы с учетом задач как проектировщиков и инженеров, так и требованиями ИТ-служб, предоставляя гибкие решения для эффективной работы как в офисе, так и на удаленных объектах.
Безопасность на уровне печатного оборудования
Незащищенные принтеры могут стать воротами для хакеров или вредоносного кода, проникающего в вашу организацию. В связи с этим ведущие производители реализуют комплексные меры защиты, которые обычно включают следующие ключевые аспекты:
1. Аутентификация пользователей. Разграничение прав доступа через PIN-коды, пароли, корпоративные учетные записи, карты доступа (RFID/смарт-карты) либо двухфакторную аутентификацию. Сюда также можно отнести ограничение несанкционированного доступа к устройству и хранимым данным.
2. Шифрование данных при передаче (SSL/TLS) и хранении на внутренних носителях плоттера (AES-256 и др.), защита от перехвата данных, в том числе при печати по Wi-Fi или по удаленному доступу.
3. Стирание и защита данных. Автоматическая очистка внутренней памяти (жестких дисков и флеш-накопителей) после завершения заданий, а также средства безопасного удаления заданий и данных для предотвращения восстановления.
4. Безопасность сетевого взаимодействия. Использование защищенных протоколов (IPsec, SNMPv3, 802.1X и др.) для соединения принтера с корпоративной сетью. Контроль активных портов, возможность отключения неиспользуемых сервисов.
5. Администрирование и аудит. Ведение подробных логов доступа, действий пользователей, печатных задач и событий безопасности; экспорт логов для последующего анализа или интеграция с SIEM-системами.
6. Защита от несанкционированного копирования и вывода. Функции Print Hold/Release — вывод документов только после подтверждения на устройстве; временное хранение заданий в защищенной области памяти.
Ведущие производители широкоформатных плоттеров развивают и внедряют собственные программно-аппаратные комплексы по обеспечению информационной безопасности оборудования. Такие решения призваны учитывать не только общие отраслевые стандарты, но и специфику корпоративных процессов заказчика, интеграцию в существующую ИТ-инфраструктуру, а также расширенные требования к конфиденциальности, идентификации пользователей и защите данных на всех этапах работы с устройством. Авторские технологии часто реализуются как уникальные аппаратные опции, программные инструменты управления или многоуровневые сервисы, входящие в единую экосистему производителя, отличая продукцию каждой марки и обеспечивая индивидуальный подход к построению защищенной среды документооборота.
Например, в плоттерах HP реализуется комплексное средство, известное как HP Wolf Security. Оно включает в себя простое управление политиками, удобное обслуживание решения и постоянное управление оповещениями, что упрощает развертывание и управление.
Облачный контроллер HP Wolf Security Controller предлагает центр управления безопасностью и работоспособностью всего парка ПК компании, позволяя администраторам корректировать политики безопасности и просматривать информацию об угрозах из любой точки мира. Предварительно настроенные политики обеспечивают быстрое развертывание, просты для понимания и не требуют значительной настройки в большинстве сред.
Постоянные оповещения системы безопасности информируют конечных пользователей о вредоносной активности, предоставляя им уведомления только тогда, когда это необходимо, и упрощая выявление подозрительной активности на ПК.
В этот программный комплекс входят удобные и надежные инструменты защиты:
- HP Secure Boot — контроль целостности загрузочного программного обеспечения на аппаратном уровне;
- HP Whitelisting — обеспечивает выполнение только доверенного кода (прошивок и приложений);
- HP JetAdvantage Security Manager — централизованное управление устройствами с политиками безопасности, аудитом событий, автоматизированной настройкой и мониторингом соответствия;
- Self-healing BIOS — автоматическое восстановление прошивки контроллера в случае обнаружения вредоносных изменений.
Другие производители также реализуют свой комплекс мер по организации безопасности для использования своего широкоформатного оборудования. Компания Epson внедряет поддержку аутентификации с помощью паролей, PIN-кодов, LDAP, Active Directory и смарт-карт.
Все сетевые взаимодействия пользователи защищены с помощью актуальных стандартов шифрования (SSL/TLS Encrypted Communication). Используется автоматическое удаление данных с локальных носителей после завершения печати, защищая остаточную информацию. А также управление доступом по IP-адресам для ограничения неавторизованных подключений.
В широкоформатных системах Canon, например, серий imagePROGRAF, внедрены следующие решения:
- аутентификация с разграничением доступа на уровне отделов, поддержка идентификации картами и ПИН-кодами.
- поддержка шифрованных PDF-файлов, встроенное шифрование памяти.
- возможность отложенной (скрытой) печати до ввода пароля на устройстве.
- технологии стирания данных с HDD или SSD соответствующие корпоративным стандартам.
- McAfee Embedded Control — встроенное антивирусное решение, защищающее от вредоносных изменений в программном обеспечении.
- SIEM Support — интеграция с системами мониторинга событий информационной безопасности (Security Information and Event Management).
Отслеживание расходов
Активный ритм работы офиса приводит к появлению значительного количества технической документации, поскольку команды постоянно перерабатывают свои проекты. Такая активность может привести к увеличению расходов так же быстро, как и к истощению ресурсов. Программное обеспечение для отслеживания данных и составления отчетов — это первое, что необходимо ИТ-отделам для управления и контроля печати и расходов. В идеале оно также должно уметь создавать подробные и удобные отчеты, которые могут предоставлять информацию по конкретному пользователю, отделу, проекту или отдельным заданиям. В зависимости от того, что важно для вашей команды, вы можете создавать отчеты на основе ключевых показателей за неделю, месяц или квартал.
Дополнительным фактором для крупных офисов является возможность консолидации такого отслеживания и отчетности по всему парку широкоформатных принтеров. Организациям чрезвычайно удобно иметь обзор затрат на печать по всем своим филиалам с исходными данными, которые можно анализировать на уровне детализации, вплоть до постраничной.
Принтеры серии HP DesignJet Z6 оснащены программным обеспечением HP SmartTracker, которое предоставляет информацию о расходах на печать. Это комплексная система контроля и управления расходами на печать, предназначенная для предприятий, использующих широкоформатные принтеры HP PageWide XL. Решение обеспечивает мощный инструментарий для мониторинга, детализации и анализа всех печатных заданий с возможностью гибкой отчетности. Пользователь может отслеживать и сравнивать не только расходы на печать, но и связанные с ними компенсационные платежи, получая полную детализацию данных вплоть до постраничного уровня. Формирование и планирование отчетов осуществляется как на основе встроенных шаблонов, так и с возможностью гибкой настройки в соответствии с потребностями организации. Все данные печати консолидируются по разным устройствам HP внутри единой системы.
HP SmartTracker автоматизирует назначение заданий, исключая ручной ввод данных — информация автоматически объединяется из программного обеспечения HP SmartStream, HP Click, драйвера, передней панели и МФУ. Можно назначать задания конкретным пользователям, проектам и подразделениям, редактировать категории согласно логике бизнес-процессов компании, а также защищать отдельные категории паролем для предотвращения несанкционированного доступа или ошибок. Кроме того, система позволяет корректно распределять задания между проектами, указывать необходимость оплаты, добавлять примечания и дополнительную информацию.
У компании Canon для этих целей есть среда uniFLOW, которая позволяет отслеживать, анализировать и учитывать все затраты на печать, копирование, сканирование и отправку факсов на любом подключенном устройстве. Таким образом, расходы могут быть точно распределены между отделами или конкретными проектами. uniFLOW предоставляет возможность распределять расходы по многоуровневым центрам затрат. При отправке задания на печать на компьютере пользователя может появляться всплывающее окно, предлагающее выбрать соответствующий центр затрат. Кроме того, выбор центра затрат можно выполнить непосредственно на экране устройства.
Организациям доступен простой мониторинг экономии средств благодаря внедрению эффективных правил печати. На основе этой информации можно корректировать политику печати, получать реальную отдачу от внедрения системы управления печатью и оценивать возврат инвестиций. uniFLOW позволяет не только отслеживать, сколько удалось сэкономить, но и видеть реальный экологический эффект за счет отказа от избыточной печати.
Аутсорсинг печати
Современный аутсорсинг печати — это не просто передача офисного принт-сервиса на внешнее обслуживание и оплата за количество напечатанных копий. Грамотный подход предполагает внедрение целого комплекса решений, цель которых — полностью снять с заказчика не только бытовые, но и управленческие, технические, административные задачи, связанные с организацией корпоративной печати. В отличие от традиционного понимания аутсорсинга как простой покопийной схемы, современные сервис-провайдеры рассматривают работу с печатной инфраструктурой как стратегический проект оптимизации расходов, повышения прозрачности процессов и минимизации сбоев.
Схема профессионального аутсорсинга печати строится поэтапно:
1. Комплексная диагностика и аудит. Каждый проект начинается с подробного анализа текущей инфраструктуры: проводится аудит актуальных процессов, определяется реальная нагрузка на оборудование, выявляются избыточные либо «мертвые» устройства. На этом этапе формируются предложения по оптимизации парка техники, сокращению количества принтеров без ущерба для качества работы и выбору оптимальных моделей под конкретные задачи.
2. Внедрение цифрового мониторинга. На все устройства устанавливается система удаленного мониторинга, позволяющая в режиме реального времени отслеживать объемы печати, загрузку каждого устройства, качество отпечатков и состояние техники. Это предотвращает перерасход ресурсов, обеспечивает прозрачность учета и минимизирует риски простоев.
3. Техническое обеспечение и обслуживание. В рамках аутсорсинга поставщик берет на себя все работы по установке, настройке и обслуживанию оборудования. В случае сбоев или выхода из строя отдельных устройств быстро организуется ремонт или их замена, что входит в стоимость комплекса услуг.
4. Эффективное управление расходными материалами. Поставщик услуги не только обеспечивает выгодные условия поставок бумаги, картриджей и других расходников, но и внедряет системы контроля их фактического использования. Снижается вероятность избыточных закупок и складских остатка, расходные материалы доставляются точно в срок — в том объеме, который необходим для фактической нагрузки.
5. ИТ- и сервисное сопровождение. Современный аутсорсинг включает настройку оборудования и внедрение ПО для централизованного управления печатью, разграничения прав доступа, учета и автоматизации заявок на обслуживание.
6. Аналитика и отчетность. По итогам каждого отчетного периода заказчик получает детализированную статистику: сколько и на каких устройствах было напечатано страниц, расходы на бумагу и тонер, эффективность парка техники. Данные используются для дальнейшей оптимизации процессов и сокращения затрат.
Преимущества грамотного аутсорсинга
- экономия до 30-40% от ранее существовавших затрат на бумагу, тонер и ремонт за счет устранения избыточного оборудования, повышения контроля и внедрения сервисных инноваций.
- обновление парка техники без капитальных инвестиций со стороны клиента: новые устройства могут предоставляться по договору аренды или лизинга, а устаревшее оборудование — выкупаться и утилизироваться провайдером.
- снижение управленческой нагрузки: все вопросы, связанные с ИТ-сопровождением, снабжением, обслуживанием техники и отчетностью, передаются на сторону подрядчика.
- гибкость и индивидуальный подход: решения по сервису и обновлению техники вырабатываются на основании реальных задач и потребностей конкретного клиента.
Таким образом, аутсорсинг печати сегодня — это стратегический инструмент, позволяющий компании делать печать управляемой, прогнозируемой и прозрачной частью своей бизнес-инфраструктуры. Эффективность таких решений напрямую зависит от качества предварительного аудита и профессионализма сервисного провайдера: только комплексный подход позволяет добиться максимальной оптимизации и ощутимой экономии.
Облачная печать
Возможность печати и сканирования документов из любой точки стала не только конкурентным преимуществом, но и важнейшим элементом современной цифровой среды. Организации предъявляют повышенные требования к мобильности, интеграции и безопасности, что трансформирует сам подход к управлению документами и офисной печати.
Полная мобильность и доступность. Пользователи получают возможность запускать задания на печать или сканировать документы в любой момент — с ноутбука, планшета, смартфона или рабочего терминала. Офисы, филиалы, мобильные сотрудники — все интегрируются в единую среду, устраняется необходимость физической привязки к устройству или отдельной локальной сети.
Интеллектуальная коллаборация. Цифровое пространство облака позволяет сотрудникам совместно работать над документами: сканы и распечатки доступны через защищенный онлайн-доступ, отпадает необходимость пересылать большие вложения или дублировать копии. Коллективные правки, единые корпоративные шаблоны — все это ускоряет процессы согласования.
Централизация управления рабочими процессами. Интеграция облачных сервисов с системами управления документами (DMS/ECM), корпоративными порталами и электронным документооборотом обеспечивает централизованный контроль, быструю индексацию, сквозной поиск и архивирование. Внедрение автоматизации освобождает от рутины и снижает вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
Рационализация и оптимизация расходов. Отпадает необходимость содержать разветвленный парк локальных устройств в каждом офисе. Централизованное управление и гибкая модель использования значительно снижают расходы на оборудование, обслуживающий персонал, бумагу и расходные материалы. Дополнительно отслеживаются и ограничиваются излишние печатные задания, контролируется экологический след.
Высокий уровень безопасности. Облачные сервисы ведущих провайдеров соответствуют актуальным нормам кибербезопасности: реализованы защищенные каналы передачи данных, контроль доступа на уровне пользователя, сквозное шифрование. Аудит действий и централизованное логирование исключают утечку информации.
Оптимальная конфигурация печатной инфраструктуры зависит от уникальных задач вашей компании. Чтобы подобрать решение, которое обеспечит надежность, безопасность и экономическую целесообразность, мы рекомендуем обратиться за консультацией к специалистам нашей компании. Опытные менеджеры помогут провести аудит текущих процессов, подобрать оборудование и программное обеспечение, а также разработать стратегию внедрения, идеально соответствующую вашим бизнес-целям.
